Treba li procesu AI ili automatizacija?
Opišite jedan ponavljajući zadatak i odvojite stabilna pravila od tumačenja slobodnog teksta. Zatim odaberite najmanji postupak koji daje provjerljiv rezultat.
Dobit ćete zapis odluke o tome što ostaje ručno, što mogu obaviti pravila i treba li uopće uključiti AI. Zapis uključuje iznimke i provjeru prije primjene.
Besplatno i bez prijave. Primjer koristi izmišljene podatke.
Pripremite primjere stvarnog posla
Odaberite proces s jasnim početkom i završetkom, primjerice razvrstavanje zahtjeva za opremu. Pripremite izmišljene ili odobrene anonimizirane primjere uobičajenih zahtjeva, nepotpunog zahtjeva i iznimke. Zapišite tko danas odlučuje i prema čemu. Ako zaposlenici isto pravilo tumače različito, prvo razjasnite pravilo. Ne birajte alat dok ne znate treba li zadatak prenijeti podatke, primijeniti pravilo ili protumačiti značenje.
Predložak odluke za kopiranje
Kopirajte predložak i ispunite ga za jedan ograničen zadatak. Ispod je cijeli izmišljeni primjer za usporedbu.
ZADATAK Što pokreće postupak: [događaj] Ulaz i izvor: [polja, dokument ili tekst] Očekivani izlaz: [konkretan rezultat] Odgovorna osoba: [uloga] PRAVILA Ako [provjerljiv uvjet], onda [radnja]. Ako nedostaje [obvezni podatak], onda [zaustavljanje ili dopuna]. Iznimke koje preuzima osoba: [slučajevi] ODLUKA Odabrani postupak: [ručni rad, automatizacija pravilima ili ograničen AI korak] Razlog prema primjerima: [što pravila mogu i što ne mogu riješiti] AI smije predložiti: [rezultat ili "AI nije potreban"] Ljudska provjera: [tko potvrđuje koju odluku i prije koje radnje] Kod pogreške ili nejasnoće: [siguran nastavak] PROVJERA Primjeri i očekivani rezultati: [uobičajeni slučaj, nepotpun ulaz, iznimka] Što mjerimo: [točnost, ispravci, ukupno vrijeme, slučajevi koje preuzima osoba] Nepoznato prije primjene: [podatak i osoba koja ga potvrđuje] Odluku odobrio: [odgovorna osoba]
Kako workflow izgleda u praksi
Ilustrativni primjeri s izmišljenim podacima. Prikazuju postupak i ljudsku provjeru, a ne rezultate klijentskog projekta.
Dodjela zahtjeva prema jasnim pravilima
- Ulaz
Izmišljeni interni proces zahtjeva za opremu. Obvezna polja obrasca su broj zahtjeva, odjel i vrsta opreme. Odobreno pravilo: IT preuzima prijenosna računala, a uredska podrška stolice. Nepoznata vrsta opreme i prazno obvezno polje traže ljudsku provjeru. Dodjela zahtjeva ne znači odobrenje nabave. Voditelj podrške odobrava pravila prije uključivanja postupka. Primjeri: Z-101, prodaja, prijenosno računalo. Z-102, financije, stolica. Z-103, bez podatka o odjelu, stolica. Z-104, prodaja, "treba mi nešto za rad na terenu". Nepoznato: obujam zahtjeva, učestalost iznimki i mogućnost povezivanja s postojećim alatom.
- Izlaz
ODLUKA ZA PREGLED Odabrati automatizaciju pravilima za dodjelu potpunih zahtjeva. AI nije potreban za postojeće kategorije jer polje vrste opreme određuje primatelja. Očekivani rezultati: Z-101: dodijeliti IT-u. Z-102: dodijeliti uredskoj podršci. Z-103: zadržati na provjeri i zatražiti odjel. Ne dodjeljivati. Z-104: zadržati na provjeri i razjasniti vrstu opreme. Ne nagađati kategoriju. Dodjela ne odobrava nabavu i ne mijenja zalihe. Ako povezivanje s alatom ne uspije, zahtjev ostaje neriješen i odgovorna osoba dobiva obavijest za provjeru. Za potvrdu: obujam zahtjeva, učestalost iznimki i tehnički pristup alatu. Ako slobodan tekst postane čest, prvo provjeriti može li se poboljšati obrazac. AI razmotriti tek za prijedlog kategorije koju osoba potvrđuje prije dodjele. Status: prijedlog za voditelja podrške. Nijedan zapis nije promijenjen.
- Postupak
- Zapišite ulaz, očekivani izlaz i osobu odgovornu za rezultat. Ograničite odluku na jedan zadatak.
- Provjerite mogu li jasna polja i stabilna pravila obraditi uobičajene slučajeve. Ako mogu, prednost dajte automatizaciji pravilima.
- Izdvojite iznimke i nepoznate podatke. Odredite kada postupak staje i predaje slučaj osobi.
- Ako treba tumačiti slobodan tekst, razmotrite AI samo za prijedlog izdvojenih podataka ili kategorije. Zahtijevajte provjeru prije primjene tog prijedloga.
- Usporedite predloženi postupak s ručnim radom na istim primjerima. Potvrdite pravila i ovlasti prije uključivanja stvarnih zapisa.
- Ljudska provjera
- Vlasnik procesa potvrđuje pravila i razliku između dodjele i odobrenja nabave.
- Svaki primjer ima očekivani rezultat, uključujući nepotpun ulaz i iznimku.
- Pogreška povezivanja ostavlja vidljiv neriješen zahtjev.
- Ovlasti za upis i način obrade ponovljenog zahtjeva potvrđeni su prije primjene.
- Što mjerimo
- Broj ispravno dodijeljenih zahtjeva i pogrešnih dodjela.
- Broj iznimki koje osoba mora preuzeti i razlog preuzimanja.
- Ukupno vrijeme obrade, uključujući provjere i popravke.
- Broj izgubljenih ili dvostruko obrađenih zahtjeva. Oba rezultata moraju biti nula prije prihvaćanja postupka.
Provjerite prije primjene
- Vlasnik procesa potvrđuje pravila i razliku između dodjele i odobrenja nabave.
- Svaki primjer ima očekivani rezultat, uključujući nepotpun ulaz i iznimku.
- Pogreška povezivanja ostavlja vidljiv neriješen zahtjev.
- Ovlasti za upis i način obrade ponovljenog zahtjeva potvrđeni su prije primjene.
- Prijedlog iz primjera nije provedeni sustav. Potvrdite odluke i ovlasti prije primjene na stvarne zapise.
Primijenite na svojem procesu.
Imate proces s ponavljajućim pravilima i iznimkama? Pogledajte uslugu Automatizacije i pripremite nekoliko primjera za razgovor o opsegu.